Erfolgsgeschichten
Das Fortbildungsinstitut Vulkaneifel ist eine Handwerksmeisterschule und bereitet Handwerker in Kompaktkursen auf Ihre Prüfungen vor. Mit Hilfe der Beratung der digitise-IT konnten die Prozesse im Hintergrund automatisiert und dadurch viel freie Zeit geschaffen werden. Herr Jochen Zimmermann hat in Abstimmung mit Frau Funk eine digitale Lösung erarbeitet.
Das Problem: Die Verwaltung der Seminarteilnehmer wurde mittels unübersichtlicher Listen geführt und die Rechnungen per Word erstellt. Der Großteil der Abläufe musste händisch bearbeitet werden und war ziemlich unstruktuiert. Zwar funktionierte es irgendwie, war aber im Gesamten nicht nur unübersichtlich und umständlich, sondern auch sehr zeitintensiv.
Die Lösung: Ziel der Beratung war es, die Geschäftsprozesse zu digitalisieren und vor allem zu automatisieren. Eine besondere Herausforderung war hierbei, die Schere zwischen der Einfachheit der Bedienung und der Anbindung an die Homepage sowie an weitere genutzte APIs zu schließen, sprich: Die Anbindung an weitere Fremdsysteme umzusetzen. Wichtig war der digitise-IT, Frau Funk stets in die Veränderungs- und Entscheidungsprozesse miteinzubeziehen und mit Fachwissen zu schulen. Dabei führten wir regelmäßige Projektinstanzen durch, um mit allen Beteiligten und Umsetzenden die Prozesse und Aufgaben abzustimmen.
Das Ergebnis: Mit Hilfe des DTS (digital-TimeSaver) wurden alle Prozesse eingerichtet und eingebunden. Die Seminarteilnehmer melden sich nun eigenständig über die Homepage an. Dort erhalten sie auch ihre Rechnung automatisiert und in digitaler Form. Nicht nur die Veranstalter profitieren so von einem schnellen automatisierten Prozess, sondern auch die Nutzer.
Die Umsetzung im Überblick:
Branche: Seminar & Weiterbildungsbranche
Schritt 1: Potenzialanalyse der Anfangssituation
Schritt 2: Konkretisierung der Wunschvorstellung
Schritt 3: Generierung von Lösungsvorschlägen
Schritt 4: Hinweise zur IT-Sicherheit
Schritt 5: Vorstellung und Praxistest des fertigen Programms
Mehrwert: Optimierung der Arbeitsprozesse, Zeitgewinn, Übersichtlichkeit
Zeitlicher Umfang: 8 Wochen
Frau Johanna Müller ist Personaltrainerin und steht für Fitness und Ernährungsberatung bei Fit-Mit-Johanna. Herr Jochen Zimmermann von der digitise-IT hat in Abstimmung mit Frau Müller nun auch die Abläufe im Hintergrund fit gemacht.
Der Beginn: Es hatte sich noch kein geregeltes Verfahren zur Administration etabliert, insofern starteten wir ganz vorne und konnten direkt überlegen, was für die Zukunft benötigt werden wird. Hier wurden nicht nur einfache und einmalige Rechnungen, sondern auch wiederkehrende Rechnungen aus Verträgen automatisiert.
Die Lösung: Anbindung an den DTS (digital-TimeSaver), der über eine automatische Rechnungserstellung verfügt. Hierüber lassen sich auch Verträge einfach anlegen und verwalten. Ein Zugriff auf diese ist daher jederzeit und überall möglich.
Das Ergebnis: Frau Müller wurde in ihrem Vorhaben von A-Z unterstützt. Ihrem Wunsch, von Anfang an digital zu arbeiten, wurde entsprochen. Die Umsetzung und spätere Einweisung erfolgte durch Jochen Zimmermann und auch bei neu aufkommenden Fragen steht ihr die digitise-IT weiterhin zur Seite.
Die Umsetzung im Überblick:
Branche: Fitnessbranche
Schritt 1: Analyse der Ausgangssituation
Schritt 2: Erarbeitung der Zielvorstellung
Schritt 3: Beratung zu den Digitalisierungsoptionen
Schritt 4: Informationen zur IT-Sicherheit
Schritt 5: Einweisung in das Programm
Mehrwert: Geringer Zeitaufwand bei der Rechnungserstellung, Überblick über die Einnahmen, Rechnungen aus Verträgen erfolgen automatisiert
Zeitlicher Umfang: 4 Wochen
